標準化的作用主要是把企業(yè)內(nèi)的成員所積累的技術(shù)、經(jīng)驗通過文件的方式來加以保存，而不會因為人員的流動，整個技術(shù)、經(jīng)驗跟著流失。達到個人知道多少，組織就知道多少，也就是將個人的經(jīng)驗（財富）轉(zhuǎn)化為企業(yè)的財富；更因為有了標準化管理，每一項工作即使換了不同的人來操作，也不會在效率和品質(zhì)上出現(xiàn)太大的差異。
在工廠里，所謂制造就是以規(guī)定的成本、規(guī)定的工時，生產(chǎn)出品質(zhì)均勻，符合規(guī)格的產(chǎn)品。要達到上述目的，如果制造現(xiàn)場之作業(yè)如工序的前后次序隨意變更，或作業(yè)方法或作業(yè)條件隨人而異有所改變的話，一定無法生產(chǎn)出符合上述目的的產(chǎn)品。因此必須對作業(yè)流程、作業(yè)方法、作業(yè)條件加以規(guī)定并貫徹執(zhí)行，使之標準化，即標準化管理。
如果沒有標準化管理，老員工離職時，他將所有曾經(jīng)發(fā)生過問題的對應方法、作業(yè)技巧等寶貴經(jīng)驗裝在腦子里帶走后，新員工可能重復發(fā)生以前的問題，即便在交接時有了傳授，但憑記憶很難完全記住。沒有標準化，不同的師傅將帶出不同的徒弟，其工作結(jié)果的一致性可想而知。
標準化管理有四大目的：技術(shù)儲備，提高效率，防止再發(fā)和教育訓練。
良好的標準化管理需要制定相關(guān)規(guī)則。很多企業(yè)都有這樣或那樣的標準，但仔細分析，你會發(fā)現(xiàn)許多標準存在操作性差、不明確等問題，例如，“要求冷卻水流量適中”。什么是流量適中？不可操作。“要求小心的插入”，什么是小心？不可理解。其實，一個好的標準的制定是有要求的，要滿足以下六點：
1.目標指向。標準必須是面對目標的，即遵循標準總是能保持生產(chǎn)出相同品質(zhì)的產(chǎn)品。因此，與目標無關(guān)的詞語、內(nèi)容請勿出現(xiàn)。
2.顯示原因和結(jié)果。比如“安全地上緊螺絲”。這是一個結(jié)果，應該描述如何上緊螺絲。又如，“焊接厚度應是3微米。”這是一個結(jié)果，應該描述為：“焊接工作施加3.0A電流20分鐘來獲得3.0微米的厚度”。
3.準確。要避免抽象，“上緊螺絲要小心”，什么才算是要小心？不宜出現(xiàn)概念模糊的詞語。
4.數(shù)量化—具體。每個讀標準的人必須能以相同的方式解釋標準。為了達到這一點，標準中應該多使用圖和數(shù)字。例如，使用一個更量化的表達方式，“使用離心機A以100+/-50rpm轉(zhuǎn)動5-6分鐘的脫水材料”來代替“脫水材料”的表達。
5.現(xiàn)實。標準必須是現(xiàn)實的，即可操作的。標準的可操作性非常重要。可操作性差是國內(nèi)許多企業(yè)的通病。我們可以在許多企業(yè)車間的墻上看到操作規(guī)程、設(shè)備保養(yǎng)等標準，我們比較以下兩個表，感受一下什么是可操作性。
6.修訂。標準在需要時必須修訂。在優(yōu)秀的企業(yè)，工作是按照標準進行的，因此標準必須是最新的，是當時正確的操作情況的反映。永遠不會有十全十美的標準。在以下的情況下修訂標準：
（1）內(nèi)容難，或難以執(zhí)行定義的任務(wù)；
（2）當產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時；
（3）當發(fā)現(xiàn)問題及改變步驟時；
（4）當部件或材料已經(jīng)改變時；
（5）當機器工具或儀器已經(jīng)改變時；
（6）當工作程序已經(jīng)改變時；
（7）當方法、工具或機器已經(jīng)改變時；
（8）當要適應外部因素改變時；
（9）當法律和規(guī)章已經(jīng)改變時；
（10）標準（ISO等）已經(jīng)改變。
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